Àrea de contingut i estructura
Abast i contingut
El fons conté la documentació produïda i rebuda per l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet en l’exercici de les funcions que li són pròpies al llarg de la seva història. En aquest sentit, els documents constitueixen el testimoni de les relacions entre l’Ajuntament i els ciutadans, persones físiques o jurídiques, com també de les seves relacions amb altres institucions i administracions.
El fons documental custodiat data des del 1836 fins al 2016, i es constitueix com la principal font per a la història de Santa Coloma, als segles XIX i XX. Destaquen les Actes del Ple de l’Ajuntament, com a font fidedigna dels acords adoptats per aquest òrgan col·legiat necessari del govern municipal, integrat per tots els regidors i regidores i presidit per l’Alcaldessa.
A la sèrie Llibre d’actes del Ple de l’Ajuntament, manquen les actes que van del 10 de juliol de 1935, al 28 de gener de 1939. L’any 2011 es va portar a terme la digitalització d’aquesta sèrie documental, a través del Programa de Digitalització de Documents que anualment desenvolupa l’Oficina de Patrimoni Cultural, a través de la Xarxa d’Arxius Municipals.
Les sèries del fons documental permeten resseguir els acords dels òrgans col·lectius de govern (Ple de l'Ajuntament, Junta de Govern i Comissió de Govern, Comissions Informatives), les resolucions de l’Alcaldia, la comptabilitat i la gestió de tributs locals, l'assistència social, les obres i el planejament de la ciutat; el patrimoni municipal, l'ensenyament, la cultura, els mercats, la participació ciutadana, els serveis municipals, etc.
Sistema d’organització
El fons documental es classifica a partir del Quadre de Classificació de l’Arxiu, un quadre que segueix l’organigrama funcional que tenia l’Ajuntament a principis dels anys noranta. Actualment, l’Arxiu està treballant per adaptar el Quadre de Classificació a criteris funcionals i portar a terme una reorganització de la documentació.
El Quadre es divideix en seccions i sèries. La secció s’identifica amb tres xifres i la sèrie documental amb quatre xifres. La primera xifra identifica el Servei, la segona el Departament i la tercera la Unitat. La quarta i última xifra és la que indica el nom de la sèrie documental.
Les sèries documentals agrupen la documentació generada o rebuda per l’Ajuntament en el desenvolupament dels procediments administratius. Aquesta documentació, en la seva majoria, s’ordena cronològicament i els expedients van numerats de forma correlativa; però també ens podem trobar sèries documentals on s’utilitza un altre criteri, com és el cas dels Expedients de Personal, on l’ordenació és alfabètica.
Informació sobre avaluació, tria i eliminació
Tots els documents del fons són de titularitat pública i, per tant, estan sotmesos a la normativa d’avaluació, sobre la base de la qual se’n determina la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l’eliminació.
La Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental(CNAATD) és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, que desenvolupa les competències en les matèries d'avaluació i tria de la documentació i accés que li atribueix la Llei 10/2001, d'arxius i gestió de documents i està regulada pel Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.
Per portar a terme aquesta avaluació, s’apliquen les Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD), que són proposades per la CNAATD al Conseller de Cultura per a la seva aprovació mitjançant Ordre. Aquestes taules són unes disposicions normatives que defineixen el període de conservació dels documents de les administracions públiques de Catalunya i el seu règim general d’accés.
Quan l’aplicació d’una TAAD comporta l’eliminació de documents, abans de procedir a la seva destrucció, s’elabora un acta i un inventari de la documentació objecte d’avaluació, que se signa pel Tècnic Superior de l’Arxiu i pel Cap del Servei productor de la documentació. Aquesta eliminació es comunica prèviament a la CNAATD en els casos que aquesta ha establert.
Les eliminacions s’anoten al Llibre Registre d’Eliminació de Documents, on s’informa del codi de la TAAD, el títol de la sèrie documental, l’any de la documentació destruïda, l’organisme productor, el volum i suport de la documentació destruïda, la data de la destrucció, i si existeix o no suport de substitució amb la descripció del mateix.
Increments
El fons documental s’incrementa anualment mitjançant noves transferències, segons la Normativa reguladora de l’ús de l’Arxiu Municipal, aprovada per la Comissió de Govern de l’Ajuntament el 8 d’octubre de 1990 i ratificat pel Ple de l’Ajuntament el 26 d’octubre de 1990.
Anualment, es transfereixen a l’Arxiu una mitjana de 100 metres lineals de documentació en paper, des de les diferents unitats productores.