Àrea de condicions d'accés i ús
Condicions d’accés
La llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern ha modificat el règim vigent fins ara, fins al punt de convertir aquest accés en un veritable dret subjectiu que tenen totes les persones d’accedir a la informació pública, entesa aquesta en sentit ampli, com tota aquella que ha estat elaborada per la mateixa Administració, i la que té en el seu poder com a conseqüència de l’exercici de les seves funcions. En aquest sentit, el fons documental de l’Arxiu, a priori, és de lliure accés.
Així, el dret d’accés es garanteix a totes les persones en els termes regulats a la llei de transparència. Aquest dret només es podrà denegar o restringir per les causes expressament establertes a les lleis, i tenint en compte les circumstàncies de cada cas en concret.
Les sol·licituds d’accés hauran de ser denegades si la informació que es vol obtenir conté dades personals especialment protegides, llevat que l’afectat hi consenti expressament. Quan es tracti d’altres dades personals, no especialment protegides, s’haurà de ponderar prèviament l’interès públic en la divulgació.
Així doncs, el punt de partida serà l’accessibilitat a la informació pública; qualsevol restricció haurà de ser motivada i prevista a una norma amb rang de llei i, si es considera l’aplicació d’un límit, la denegació d’accés només afectarà la part protegida i s’haurà d’autoritzat l’accés restringit a la resta de dades.
Condicions de reproducció
La reproducció dels documents serà possible, sempre que no es vegi limitada per raons de conservació documental o pel compliment de les normes reguladores del dret d’accés, dret de propietat intel·lectual, drets d’autor i d’explotació.
El sol·licitant haurà d’abonar els costos que en resultin de l’obtenció de còpies, segons les taxes municipals vigents, que podran trobar publicades al web de l’Ajuntament.
Llengües i escriptures dels documents
Castellà i Català.
Característiques físiques i requeriments tècnics
El fons presenta, en general, un bon estat de conservació. Hi ha, però, una vintena d’unitats d’instal·lació que contenen documents degradats degut a la inundació que va patir l’Arxiu Intermedi al febrer de 2011; principalment es tracta d’expedients de plusvàlua. Com a conseqüència d’això podem observar alguns documents amb dissolució de tintes manuscrites, deformacions dels materials de recobriment i creixement de microorganismes que han provocat un canvi cromàtic del suport (taques de diferents coloracions).
Instruments de descripció
Des de principis de la dècada dels 90 fins l’any 2006, l’Arxiver, el Sr. Lluís Rey i Riocabo, elabora uns inventaris basats en fitxes; així trobem:
Fitxers de Registre d’Entrada: un per a les capses i un altre per als Llibres i relligats. Existeix una fitxa per a cada unitat d’instal·lació, començant per la signatura C-1 per a les caixes i L-1 per als Llibres, i així successivament, seguint l’ordre natural dels números. Les dades que contenen són les que figuren a la relació de transferència: signatura, codi, secció, sèrie, dates extremes i contingut.
Inventari General de l’Arxiu: que, en forma de fitxer, reflecteix el Quadre de Classificació. Hi ha tres tipus de fitxes: la primera (amb un codi de tres dígits) reflecteix la secció del Quadre. La segona (amb un codi de quatre dígits) representa la sèrie documental, i la tercera identifica cadascuna de les unitats d’instal·lació (capses o llibres) que integren la sèrie documental.
Índex: instruments de localització de les unitats documentals, generalment expedients. S’ha confeccionat mitjançant fitxes que contenen informació sobre persones, adreces, dates, conceptes, etc., que figuren en el contingut de la unitat documental. Molt utilitzades a l’Arxiu de Serveis territorials per a les sèries de Llicència d’obra major i Llicència d’obertura d’establiments.
A partir de 2006, amb la posada en marxa del Sistema Informàtic de l’Arxiu, es desenvolupa l’inventari en suport electrònic on es fa una descripció del contingut de cadascuna de les unitats d’instal·lació que integren cada sèrie documental de cada secció, a nivell d’unitat documental composta, a més de portar-se a terme la informatització de totes les relacions de transferència.