Arxiu Municipal

Font: Arxiu administratiu

Data última actualització: Gener 2021

Propera actualització: Gener 2022

Quadre de classificació documental

El sistema de classificació dels documents, que l’Ajuntament genera o rep en l’exercici de les seves funcions, és una estructura jeràrquica i lògica que permet la identificació i l'agrupació física o intel·lectual dels documents, i també llur recuperació pel personal de l’organització.

Segons la ISO 15489:2016, un dels principals instruments dels processos de control d’un sistema de gestió documental és el Quadre de Classificació, ja que permet l’aplicació de regles i permisos d’accés, regles de disposició, i la migració de documents d’una funció o activitat a un nou entorn.

Fins l’any 2017, el fons documental de l’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet es classificava a partir del Quadre de Classificació de l’Arxiu, un quadre que seguia l’organigrama que tenia l’Ajuntament a principis dels anys noranta.

El Quadre es dividia en seccions i sèries. La secció s’identificava amb tres xifres i la sèrie documental amb quatre xifres. La primera xifra identificava el Servei, la segona el Departament i la tercera la Unitat. La quarta i última xifra és la que indicava el nom de la sèrie documental.

Les sèries documentals agrupaven la documentació generada o rebuda per l’Ajuntament en el desenvolupament dels procediments administratius. Aquesta documentació, en la seva majoria, s’ordenava cronològicament i els expedients anaven numerats de forma correlativa; però també ens podíem trobar amb sèries documentals en les quals s’utilitzava un altre criteri, com és el cas dels Expedients de Personal, on l’ordenació es feia alfabèticament.

L’any 2017, amb la presentació definitiva del Model de Quadre de Classificació de la Documentació Municipal de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, l’Ajuntament va decidir adoptar el model mitjançant el corresponent comunicat d’adhesió, ja que com es pretenia, ha esdevingut un model de referència i un element normalitzador per a tots els Ajuntaments de Catalunya, que té vinculades les polítiques de disposició i accés i alhora facilita la interoperabilitat entre sistemes.

Es tracta d’un quadre funcional, doncs identifica les competències i funcions de l’Ajuntament, independentment de la seva estructura organitzativa, el que suposa que sigui un quadre estable, que garanteix la interoperabilitat a nivell alt entre les diferents administracions municipals, i permet estructurar els repositoris digitals on es desa la documentació i organitzar la informació pública als portals de transparència.

Els avantatges de l’adopció d’aquest model es concreten en:

• Contempla la normativa legal vigent: la Llei 39/2015, d’1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques i la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic; la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de document així com el requeriments de la Llei 19/2014 de Transparència, accés a la informació pública i bon govern.

• Identifica de forma detallada els processos/sèries documentals.

• Integra en un únic model la documentació històrica i l’actual.

• Facilita l’accés a la informació pública, la recerca i la reutilització de les dades.

• Les entrades del quadre i del catàleg de processos s’identifiquen amb un codi unívoc, numèric i seqüencial, no existeixen subdivisions i evita les agrupacions artificials.

• S’estructura fins a un màxim de tres nivells, on el primer nivell respon a les funcions de l’Ajuntament i els dos següents nivells responen a les accions realitzades pels departaments per assolir el compliment d’una funció.

• El quadre es complementa amb el catàleg de processos/ sèries, que és una relació detallada de la documentació municipal, una eina dinàmica que conté entrades genèriques i específiques per adaptar-se a la realitat de cada Ajuntament, que es vinculen amb polítiques de disposició i accés.

Durant dos anys, el Departament de l’Arxiu Administratiu i el Servei de Sistemes d’Informació han treballat conjuntament en l’elaboració d’una taula d’equivalències, establint les correlacions necessàries per aconseguir equiparar els nivells de l’antic Quadre amb el nou Model, i el catàleg de processos /sèries. Principalment, s’han utilitzat les entrades específiques del catàleg, fent servir només les entrades genèriques per donar resposta a realitats preexistents al nostre Ajuntament i que es trobaven relacionades a l’antic Quadre.

El nou Quadre de Classificació de la documentació municipal de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet, es va posar en marxa al setembre del 2019 amb un resultat molt positiu durant l’últim trimestre de l’any.

Documents