Aplicatiu del Sistema de Gestió de l'Arxiu
És el programa informàtic que permet identificar, controlar, gestionar i localitzar la documentació/informació municipal de l’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet, així com elaborar les transferències documentals, les consultes i els préstecs de documentació.
El Sistema de gestió de l’Arxiu incorpora el Quadre de Classificació Documental, on es poden gestionar les seccions i les sèries documentals que formen part del quadre; a més, permet associar taules d’avaluació documental a les sèries corresponents, vinculant així els períodes de conservació definits pels documents a les diferents TAAD, així com el seu règim general d’accés.
El Sistema permet que els usuaris realitzin sol·licituds de transferències documentals, que després de ser notificades a l’Arxiver, obtindran l’assignació d’una data per a fer efectiu el lliurament de la documentació. Un cop que la documentació ha estat lliurada i revisada per part del personal de l’Arxiu, es validarà la transferència, moment en que s’assignarà una localització i una signatura a cadascuna de les unitats d’instal·lació.
De la mateixa manera, els usuaris interns poden realitzar consultes o sol·licitar préstecs de documentació, i els ciutadans poden presentar les corresponents sol·licituds d’accés a la informació.
Actualment, el Sistema de gestió de l’Arxiu es troba en manteniment per portar a terme a la seva integració amb Iarxiu, en el marc de l’Administració electrònica, per a la correcta gestió dels expedients electrònics, així com per donar resposta als nous requeriments legals en matèria de transparència i accés a la informació pública.