Procediment per a l’aplicació de taules d’avaluació i accés documental
Els procés per a l’aplicació de TAAD es troba regulat pel Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents (DOGC 5056) i a l’Ordre del conseller de Cultura de 8 de febrer de 1994, per la qual s’aproven normes per a l’aplicació de taules d’avaluació documental (DOGC 1865).
La disposició de documents, és a dir l’aplicació de les resolucions establertes a les taules d’avaluació i accés documental, és una de les funcions del tècnic superior de l’Arxiu de l’Ajuntament.
Seguint el que estableix el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, l’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet aplica les taules d'avaluació i accés documental a la documentació pública, un cop finalitzades les seves fases activa i semiactiva, ja que aquestes determinen, per a cada sèrie documental, el termini de conservació i els criteris sobre l'aplicació de la normativa que regeix l'accés als documents.
El tècnic superior de l’Arxiu inicia i tramita un expedient d’eliminació documental en el que, per a cada acció d’eliminació de documents d’una TAAD s’inclouen totes aquelles autoritzacions, comunicacions prèvies i certificats derivats de les diverses gestions vinculades a l’acció concreta de disposició.
Quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporta l'eliminació de documents, el tècnic superior de l’Arxiu elabora un acta i un inventari de la documentació a destruir, que signa de manera conjunta amb el Cap responsable del Servei que ha rebut o produït aquesta documentació, en l’exercici de les seves funcions.
Les TAAD s’han d’aplicar a la documentació de la sèrie documental concreta, amb independència de si els expedients són físics, electrònics o híbrids. L’aplicació de les TAAD implica l’eliminació dels originals, el que suposa la lògica destrucció de tota possible còpia (física o electrònica)d’aquests mateixos documents.
Quan de l'aplicació de les taules en resulta una tria documental, el responsable de l'Arxiu ho comunica prèviament i per escrit a la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental, la qual disposa d'un termini de 15 dies a comptar de la recepció de la comunicació per fer les observacions que consideri oportunes, excepte en aquells casos en els que el termini de conservació fixat a la TAAD per a aquella documentació sigui inferior als 5 anys, ja que resta exclosa de comunicació de destrucció prèvia.
Si la CNAATD no emet cap comunicació en quinze dies d'haver rebut l'avís d'aplicació de TAAD, s'entén que es pot procedir a la destrucció.
Per a portar a terme aquesta comunicació prèvia s’utilitza el “formulari de comunicacions prèvies a la destrucció de documentació”.
Abans de portar a terme l’eliminació, l’Arxiu comprova que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar, com per exemple assegurar-se que no hi ha recursos en via administrativa o judicial que puguin interrompre el termini fixat per a l'aplicació de les TAAD.
Un cop s’ha verificat que la documentació pot ser eliminada, l’empresa a la qual s’hagi adjudicat el contracte del servei de destrucció de documentació de l’Arxiu, s’encarrega, a través d’un procediment que garanteix la seva destrucció total i absoluta, de portar a terme la recollida, transport i destrucció de la documentació que se li lliura sota les més estrictes normes de seguretat.
Tot servei de recollida, transport i destrucció de documentació implica el lliurament d’una Fulla de Control del servei sol·licitat i d’un Certificat de Destrucció de la documentació recollida, que es lliura a l’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet. A la Fulla de Control es fa constar el sol·licitant del servei (l’Ajuntament) i la data de la sol·licitud, la data del servei i l’horari del mateix, les dades del conductor, la zona d’actuació i el número de vehicles, la descripció dels contenidors utilitzats, el volum de documentació i les hores de mà d’obra. Al Certificat de Destrucció, s’haurà de garantir que no s’han examinat, lliurat, utilitzat o reproduït els documents rebuts per a la seva destrucció, la confidencialitat de les dades, la destrucció total i absoluta de la documentació rebuda en un termini no superior a les 24h i el reciclatge del paper.
Finalment, el tècnic superior de l’Arxiu, registra l'assentament de totes les destruccions que es realitzin al Llibre registre d’eliminació de documents.
Tot i que aquest ha estat el procediment que, tradicionalment, s’ha portat a terme per a l’aplicació de taules d’accés i avaluació documental per part de l’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet, amb l’entrada en vigor de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, l’Arxiu ha decidit modificar la política d’avaluació i eliminació de documents.
Seguint les recomanacions de la CGAIP, tal i com explica a l’informe 1/2016, sobre el Projecte d’ordre CLT/2016 per la qual s’aproven, es modifiquen i es deroguen taules d’avaluació i accés, documental, l’Arxiu ha optat per ser molt restrictiu a l’hora d’aplicar les TAAD i d’autoritzar la destrucció d’informació pública, per tal que l’avaluació documental no contradigui les disposicions de la Llei de Transparència, donat que aquesta normativa no limita temporalment el període respecte del qual es pot exercir el dret d’accés i no permet oposar-hi la destrucció de la informació sol·licitada.
Per tot això, i tenint en compte els requeriments de la normativa en matèria de transparència, la nostra actuació respecte l’avaluació de la documentació que l’Ajuntament hagi generat o rebut en l’exercici de les seves funcions, d’ara en endavant, anirà en la línia d’ eliminar exclusivament, i amb independència del que estableixin les TAAD, aquella documentació que estigui duplicada o que contingui informació que ja estigui recollida en un altre suport, així com aquella que el seu contingut manqui manifestament de rellevància pública, tot allò, de conformitat amb el que s’ha esmentat anteriorment.