Instrucciones
Es un documento electrónico que contiene la misma información que hay en una factura tradicional i que se tramita a través de medios electrónicos. Este documento ha de estar firmado electrónicamente con un certificado digital reconocido, lo que garantiza su autenticidad e integridad y le ofrece la misma validez legal que una factura de papel.
Un documento PDF firmado digitalmente no es una factura electrónica admitida por el Ayuntamiento de Santa Coloma de Gramenet.
Para poder emitir una factura electrónica es necesario
Para poder emitir una factura electrónica es necesario que el proveedor disponga de un certificado digital válido reconocido por la Agencia Catalana de Certificación, donde coincida el CIF / NIF de este certificado con el del emisor de la factura. Puede consultar la relación de certificados admitidos en este enlace.
En caso de ser una persona física, si no se dispone de un certificado digital, el proveedor puede solicitarlo en la OIAC (Oficina de Información y Atención al Ciudadano del Ayuntamiento de Santa Colma de Gramenet). Las personas físicas también pueden hacer uso de su DNI digital para firmar las facturas electrónicas que emitan.
Otro requisito a la hora de generar una factura electrónica es que el proveedor ha de introducir obligatòriamente la referencia contable que le habrá indicado el servicio gestor del Ayuntamiento o de los Organismos Autónomos, que es la garantía de aprobación del gasto con la correspondiente consignación presupuestaria para su pago.
No será admitida ninguna factura por el sistema de gestión de facturas electrónicas que no indique la referencia contable. Las facturas serán rechazadas
El Ayuntamiento de Santa Coloma de Gramenet ha habilitado en su sede electrónica el enlace al buzón de entrega de facturas electrónicas del ente. Este punto de entrada es el portal e.FACT del consorcio AOC. Desde ese portal un proveedor podrá presentar facturas y consultar el estado de tramitación en el que se encuentran.
El formato electrónico para emitir facturas electrónicas a la Administración es FACTURAE, según la Orden PRE/2971/2007. El portal e.FACT admite este formato pero también acepta facturas electrónicas con formato INVOIC UN/EDIFACT tramitadas a través EDI con conectividad en el servicio
Los proveedores pueden disponer de software para su gestión de facturas que ya genera facturas en el formato Facturae, admitido por el portal e.FACT. En caso de que el proveedor no disponga de este software podrá utilizar otras herramientas gratuitas que generen facturas en este formato, como por ejemplo la aplicación gratuita de gestión de facturación electrónica que ofrece el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en la página Facturae .es. Esta aplicación permite una gestión avanzada de las facturas ya que permite tener todo el historial de clientes y proveedores y todas las facturas emitidas.
Están disponibles en Internet varios portales para la elaboración de facturas electrónicas, para poder utilizarlos es necesario que puedan introducir la referencia contable, concepto que para el Ayuntamiento de Santa Coloma es obligatorio. Un ejemplo de portal que permite la incorporación de referencia contable es www.b2brouter.net/ca, que permite crear facturas ilimitadas de forma gratuita
La factura a generar ha de tener, como mínimo, los datos siguientes:
Datos del emisor
Correo electrónico del emisor: Permitirá al Ayuntamiento la comunicación por esta vía, si existe cualquier problema con su factura.
Datos del receptor: En nuestro sistema no es obligatorio añadir los códigos del DIR3. En caso que en vuestro sistema sea obligatorio, nuestro código DIR3 es: L01082457 para tres apartados de: oficina conptable, órgano gestor y unidad tramitadora.
Referencia contable proporcionada por el Servei Gestor es el origen de la factura. Esta referencia es obligatoria para que el Ayuntamiento y sus Organismos Autónomos puedan tramitar la factura. Irá alojada en el campo de xml de Facturae.
Los ítems corresponden a las líneas de factura, una factura sólo puede imputarse a una referencia contable
A continuación se muestra un ejemplo de dónde se puede incluir esta referencia con el programa proporcionado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que se encuentran en el siguiente enlace.
La citada referencia irá incluida, cuando se accede a añadir líneas de factura, en el siguiente espacio:
En caso de que se hay optado por constituir la garantía definitiva del contrato mediante una retención en el precio, deberá incluir esta retención en la factura electrónica en el campo xml : "WhitholdingAmount"
En el programa Facturae habría que utilizar el campo importe de la pestaña de retención global:
A través del buzón de entrega: Esta Corporación dispone de un buzón de entrega de facturas electrónicas a través del servicio e.FACT del Consorci AOC. Se puede acceder a este buzón desde la sede electrónica. El servicio e.FACT también dispone de una dirección de correo electrónico desde donde se pueden presentar.
- Para presentar una factura electrónica en el Ayuntamiento de Santa Coloma de Gramenet y sus Organismos Autónomos utilizando el buzón de entrega es necesario seguir los siguientes pasos:
- Generación del fichero XML o XSIG que contiene la factura electrónica a presentar. Se pueden utilizar las herrmientas descritas en el apartado 5.
- Entrar al punto de entrada de facturas del Ayuntamiento de Santa Coloma de Gramenet que se encuentra en la sede electrónica y seleccionar la opción Enviament de factures.
- Seleccionar el fichero de la factura (1) y añadirlo a la lista de facturas a enviar (2). El sistema permite en un envío añadir más de una factura. Una vez se hallan introducido todas las facturas a enviar es necesario introducir todas las facturas a enviar la opción Envia (3)
- En caso de que la factura sea correcta el sistema generará un comprobante de registro de la factura y lo enviará al preveedor por correo electrónico.
La rectificación de facturas entradas en formato electrónico a l'Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet y sus Organismos Autónomos sólo se podrá hacer de manera total (01 método íntegro). No se podrán hacer rectificaciones parciales de facturas electrónicas.
Descargue en este enlace el manual en pdf