Com funciona

VÍDEO - Com pujar una factura mitjançant el nostre web



Què és una factura electrònica?

És un document electrònic que conté la mateixa informació que hi ha en una factura tradicional i que es transmet a través de mitjans electrònics. Aquest document ha d’estar signat electrònicament amb un certificat digital reconegut, cosa que garanteix la seva autenticitat, integritat i li ofereix la mateixa validesa legal que una factura en paper.

Un document PDF signat digitalment no és una factura electrònica admesa per l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet.

Requisits previs

Per a poder emetre una factura electrònica cal que el proveïdor disposi d’un certificat digital vàlid reconegut per l’Agència Catalana de Certificació, on coincideixi el CIF/NIF d’aquest certificat amb el de l’emissor de la factura. Podeu consultar la relació de certificats admesos en aquest l’enllaç.

En cas de ser una persona física, si no es disposa d’un certificat digital, el proveïdor pot sol·licitar-lo a l’OIAC (Oficina d’Informació i Atenció al Ciutadà de l’Ajuntament de Santa Colma de Gramenet). Les persones físiques també poden fer ús del seu DNI digital per a signar les factures electròniques que emetin.

Un altre requisit a l’hora de generar una factura electrònica és que el proveïdor ha de introduir obligatòriament la referència comptable que li haurà indicat el servei gestor de l’Ajuntament o dels Organismes Autònoms, que és la garantia d’aprovació de la despesa amb la consignació pressupostària corresponent pel seu pagament.

No serà admesa cap factura pel sistema de gestió de factures electròniques que no indica la referència comptable, les factures seran rebutjades.

Punt d'entrada de factures

L’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet ha habilitat a la seva seu electrònica l’enllaç a la bústia de lliurament de factures electròniques de l’ens. Aquest punt d’entrada és el portal e.FACT del consorci AOC. Des d’aquest portal un proveïdor podrà presentar factures i consultar l’estat de tramitació en el que es troben.

El format electrònic per a emetre factures electròniques a l'Administració és FACTURAE, segons l'Ordre PRE/2971/2007. El portal e.FACT admet aquest format però  també accepta factures electròniques amb format INVOIC d'UN/EDIFACT transmeses a través de xarxes EDI amb connectivitat al servei.

Com es pot generar una factura electrònica?

Els proveïdors poden disposar de programari per a la seva gestió de factures que ja genera factures en el format Facturae, admès pel portal e.FACT. En cas que el proveïdor no disposi d’aquest programari podrà utilitzar altres eines gratuïtes que generin factures en aquest format, com per exemple l’aplicació gratuïta de gestió de facturació electrònica que ofereix el Ministeri d'Indústria, Turisme i Comerç a la pàgina Facturae.es. Aquesta aplicació permet una gestió avançada de les factures ja que permet tenir tot l’historial de clients i proveïdors i totes les factures emeses.

Estan disponibles a Internet diversos portals per a la elaboració de factures electròniques, per a poder-los utilitzar cal que puguin introduir la referència comptable, concepte que per a l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet és obligatori. Un exemple de portal que permet la incorporació de referència comptable és www.b2brouter.net/ca, que permet crear factures il•limitades de forma gratuïta.

 



Quines dades ha de tenir la factura?

La factura a generar ha de tenir, com a mínim les dades següents:

Dades del emissor

Correu electrònic de l’emissor: Permetrà a l’Ajuntament la comunicació per aquesta via, si existeix qualsevol problema amb la seva factura.

Dades del receptor: Al nostre sistema no és obligatori afegir els codis del DIR3. En cas que al vostre sistema sigui obligatori, el nostre codi DIR3 és: L01082457 pels tres apartas de: oficina comptable, òrgan gestor i unitat tramitadora.

Referència comptable proporcionada pel Servei Gestor és l’origen de la factura. Aquesta referència és obligatòria per tal de que l’Ajuntament i els seus Organismes Autònoms puguin tramitar la factura. Anirà allotjada al camp del xml de facturae:

 

foto del codi xml de la factura electrònica

Els ítems corresponen a les línies de factura, una factura només pot imputar-se a una referència comptable.

A continuació es mostra un exemple d’on es pot incloure aquesta referència amb el programari proporcionat per Ministeri d’Hisenda i Administracions públiques que trobareu al següent enllaç

L’esmentada referència anirà inclosa, quan s’accedeix a afegir línies de factura, al següent espai:

captura pantalla de l'aplicació Facturae

En cas que s’hagi optat per constituir la garantia definitiva del contracte mitjançant una retenció en el preu, haureu d’incloure aquesta retenció en la factura electrònica en el camp de l’xml següent:

captura de pantalla del camp a incloure

En el programa facturae caldria utilitzar el camp import de la pestanya de retenció global:

captura de pantalla del programa facturae

To top

Com es pot presentar una factura a l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet?

A través de la bústia de lliurament: Aquesta Corporació disposa d’una bústia de lliurament de factures electròniques a través del servei e.FACT del Consorci AOC. Es podrà accedir a aquesta bústia des de la seu electrònica. El servei e.FACT també disposa d'una adreça de correu electrònic hubefact@aoc.cat des d’on es poden lliurar.

To top

Passos a seguir per a presentar una factura electrònica utilitzant la bústia de lliurament

Per tal de presentar una factura electrònica a l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet  i els seus Organismes Autònoms utilitzant la bústia de lliurament caldrà seguir els passos següents:

1-     Generació del fitxer XML o XSIG que conté la factura electrònica a presentar. Es pot utilitzar les eines descrites a l’apartat 5.

2-     Entrar al punt d’entrada de factures de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet que trobareu a la seu electrònica i seleccionar l’opció Enviament de factures.

Captura pantalla de la bústia d'entrada de factures electròniques

3-     Seleccionar el fitxer de la factura (1) i afegir-lo a la llista de factures a enviar (2). El sistema permet, en un enviament afegir més d’una factura. Un cop s’hagin introduït totes les factures a enviar cal seleccionar la opció Envia (3)

captura pantalla bustia entrada factura electrònica

4-     En cas que la factura sigui correcta el sistema generarà un comprovant de registre de la factura i ho enviarà al proveïdor per correu electrònic.

To top

Com es podrà modificar una factura?

La rectificació de factures entrades en format electrònic a l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet i els seus Organismes Autònoms només es podrà fer de manera total (01 mètode íntegre). No es podran fer rectificacions parcials de factures electròniques.

To top

 
 


VÍDEO - Tutorial general sobre l'emissió de factures electròniques