Registre d'eliminació

Registre d'eliminació de documents

foto. prestatgeries amb caixes de cartró amb els documents

El Registre de destrucció de documents és el registre que ha d’informar dels processos d’eliminació dels documents de l’organització.

El decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, que regula l'avaluació dels documents públics per determinar la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l'eliminació, d'acord amb l'article 9 de la Llei d'arxius i document, estableix al seu article 12.1 que “tots els titulars de documents públics han de disposar d'un registre de destrucció de documents”. Aquest registre l'ha d'autoritzar la Secretaria General o la Direcció de l'organisme o entitat titular dels documents, i s'ha de garantir la conservació, la integritat i l'actualització permanent de les dades del registre.

Igualment, a l’article 12.3 s’estableix que “el registre ha d'estar a disposició de consulta de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental i de la Inspecció del Departament competent en matèria de cultura.”

Fruit del nou marc legal introduït per la legislació de transparència, accés a la informació pública i bon govern, la Llei 20/2015, de 29 de juliol, ha modificat la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, amb la finalitat d’adaptar-ne el contingut al nou règim d’accés a la informació i documentació públiques.

Així, la Llei 10/2001, del 13 de juliol, ara anomenada Llei d’arxius i gestió de documents, estableix al seu article 35.1.b, l’obligació de fer públic el registre d’eliminació de documents, com una obligació de transparència, amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar, identificar i accedir als documents que es troben als Arxius que formen part del Sistema d’Arxius de Catalunya.

El Llibre Registre d’eliminació de documents de l’Arxiu Administratiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet conté la següent informació:

Avaluació documental: funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne sobre la conservació o eliminació.

Tria: operació per la qual en un conjunt de documents se separen els que presenten un interès històric d’aquells que no tenen més que una utilitat administrativa temporal i que poden ser eliminats a l'acabament del termini que s’hagi establert.

Sèrie documental: conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com a una unitat, fel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat , o perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.

Ordre/DOGC: Ordre del Conseller de Cultura per la qual s'aproven, es modifiquen i es deroguen Taules d'Avaluació i Accés Documental. El DOGC és el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya on es publiquen les Ordres.

TAAD: Taules d’accés i avaluació documental: són un instrument normatiu que estableixen, per a cada procediment administratiu, el termini de conservació de la documentació i el règim general d’accés. Són elaborades pels ens i organismes de les administracions públiques catalanes, proposades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, i es troben integrades a l’ordenament jurídic atès que s’aproven per Ordre del Conseller de Cultura.

Productor: persona o institució que ha generat o rebut la documentació en l’exercici de les funcions que li són pròpies. Segons la naturalesa jurídica del productor, els documents poden ser públics (els produïts o rebuts per persones o entitats públiques, o bé relatius al dret públic) o privats (els produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques privades).

Dates: anys de la documentació destruïda.

Unitat d’instal·lació: cada una de les capses que contenen els expedients. Existeixen altres unitats d'instal·lació com ara llibres, lligalls, etc.

M.L.: metres lineals de prestatgeries ocupades. Cada deu caixes equivalen a un metre lineal. El volum de documentació es calcula en metres lineals.

Suport: És el mitjà en el que es conté la informació; aquest varia segons els materials i la tecnologia que es fa servir; a més dels arxius en suport paper podem trobar arxius audiovisuals, fílmics , informàtics , orals , sonors, etc.

Observacions: existència de suport de substitució i descripció d’aquest suport. També s’informa sobre si existeixen documents recapitulatius o de si, després d’una tria, s’han conservat alguns documents.

Codi de Classificació: El Quadre de Classificació és l’ instrument, d'estructura jeràrquica i lògica, resultant d'un criteri de classificació de la documentació, que ens permet descriure totes i cadascuna de les sèries documentals que genera l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet i permet establir un control unitari de tota la documentació. A més, facilita una visió conjunta del fons i de l'activitat que desenvolupa l’Ajuntament. A cada sèrie documental se li assigna un codi, dintre del Quadre de Classificació, que la identifica inequívocament, anomenat Codi de Classificació.

Data d’eliminació: és la data en la que s’ha portat a terme l’eliminació de la documentació.