Quadre de classificació

Quadre de classificació documental

foto. llibre d'actes antic

El fons documental de l’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet es classificava a partir del Quadre de Classificació de l’Arxiu, un quadre que seguia l’organigrama funcional que tenia l’Ajuntament a principis dels anys noranta.

El Quadre es dividia en seccions i sèries. La secció s’identificava amb tres xifres i la sèrie documental amb quatre xifres. La primera xifra identificava el Servei, la segona el Departament i la tercera la Unitat. La quarta i última xifra és la que indicava el nom de la sèrie documental.

Les sèries documentals agrupaven la documentació generada o rebuda per l’Ajuntament en el desenvolupament dels procediments administratius. Aquesta documentació, en la seva majoria, s’ordenava cronològicament i els expedients anaven numerats de forma correlativa; però també ens podíem trobar amb sèries documentals on s’utilitzava un altre criteri, com és el cas dels Expedients de Personal, on l’ordenació es feia alfabèticament.

Actualment, amb la presentació definitiva del Model de Quadre de Classificació de la Documentació Municipal de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, l’Ajuntament, ha decidit adoptar el model mitjançant el corresponent comunicat d’adhesió, donat que pretén ser un model de referència i un element normalitzador per a tots els Ajuntaments de Catalunya, que té vinculades les polítiques de disposició i accés i alhora facilita la interoperabilitat entre sistemes.

Es tracta d’un quadre funcional, doncs identifica les competències i funcions de l’Ajuntament, independentment de la seva estructura organitzativa, el que suposa que sigui un quadre estable, que garanteix la interoperabilitat a nivell alt entre les diferents administracions municipals, i permet estructurar els repositoris digitals on es desa la documentació i organitzar la informació pública als portals de transparència.

Les avantatges de l’adopció d’aquest model en concreten en:

ü  Contempla la normativa legal vigent: la Llei 39/2015, de 1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques i la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic; la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de document així com el requeriments de la Llei 19/2014 de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

  • Identifica de forma detallada els processos/sèries documentals.
  • Integra en un únic model la documentació històrica i l’actual.
  • Facilita l’accés a la informació pública, la recerca i la reutilització de les dades.
  • Les entrades del quadre i del catàleg de processos s’identifiquen amb un codi unívoc, numèric i seqüencial, no existeixen subdivisions i evita les agrupacions artificials.
  • S’estructura fins a un màxim de tres nivells, on el primer nivell respon a les funcions de l’Ajuntament i els dos següents nivells responen a les accions realitzades pels departaments per assolir el compliment d’una funció.
  • El quadre es complementa amb el catàleg de processos/ sèries, que és una relació detallada de la documentació municipal, una eina dinàmica que conté entrades genèriques i específiques per adaptar-se a la realitat de cada Ajuntament, que es vinculen amb polítiques de disposició i accés.

Actualment, l’Arxiu està treballant en l’elaboració d’una taula d’equivalències, establint les correlacions necessàries per equiparar els nivells del Quadre de Classificació que històricament aplicava l’Arxiu, amb el Model de Quadre de Classificació de la Documentació Municipal (QdCM).

 
 

Documents