Instruments de descripció

Instruments de descripció documental

foto. prestatges de l'arxiu municipal

Els diferents instruments de descripció que elaboren els Arxius, són els elements claus que permeten la identificació i la localització de la documentació.

Així, els objectius de la descripció arxivística segons la NODAC serien:

  • Facilitar l’accés als documents.
  • Representar els documents d’arxiu de manera comprensible, donant informació sobre el context de la seva creació, la seva organització i el seu contingut.
  • Permetre verificar l’autenticitat de la procedència dels documents d’arxiu proporcionant informació sobre la seva conservació, classificació i circumstàncies de creació i utilització.

 L’Arxiu de l’Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet posa a disposició dels seus usuaris els següents instruments de descripció:

  • El Quadre de Classificació de la Documentació Municipal, que és un dels instruments principals dels processos de control d’un sistema de gestió de documents (ISO 15489), ja que d’aquest en depèn el coneixement del fons i la gestió general de les principals operacions d’un Arxiu, com són les transferències documentals, la valoració i eliminació de la informació o la mateixa descripció.
  • La descripció del Fons Documental de l’Arxiu, realitzada segons la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC 2007)
  • Les relacions de transferències documentals
  • Aplicatiu del Sistema de Gestió de l’Arxiu

 Cal esmentar que es conserven uns inventaris basats en fitxes que es van utilitzar des de la dècada dels 90 fins l’any 2006, com són:

  • Fitxers de Registre d’Entrada: un per a les capses i un altre per als Llibres i relligats. Existeix una fitxa per a cada unitat d’instal·lació, començant per la signatura C-1 per a les caixes i L-1 per als Llibres, i així successivament, seguint l’ordre natural dels números. Les dades que contenen són les que figuren a la relació de transferència: signatura, codi, secció, sèrie, dates extremes i contingut.
  • Inventari General de l’Arxiu: que, en forma de fitxer, reflecteix el Quadre de Classificació. Hi ha tres tipus de fitxes: la primera (amb un codi de tres dígits) reflecteix la secció del Quadre. La segona (amb un codi de quatre dígits) representa la sèrie documental, i la tercera identifica cadascuna de les unitats d’instal·lació (capses o llibres) que integren la sèrie documental.
  • Índex: instruments de localització de les unitats documentals, generalment expedients. S’ha confeccionat mitjançant fitxes que contenen informació sobre persones, adreces, dates, conceptes, etc., que figuren en el contingut de la unitat documental. Molt utilitzades a l’Arxiu de Serveis territorials per a les sèries de Llicència d’obra major i Llicència d’obertura d’establiments.

 A partir de 2006, amb la posada en marxa de l’aplicatiu del Sistema de Gestió de l’Arxiu, es desenvolupa l’inventari en suport electrònic on es fa una descripció del contingut de cadascuna de les unitats d’instal·lació que integren cada sèrie documental de cada secció, a nivell d’unitat documental composta, a més de portar-se a terme la informatització de totes les relacions de transferència.